Bagaimana sistem procurement di perusahaan Anda selama enam bulan terakhir? Sudah berjalan lancar? Saatnya me-review singkat proses procurement yang Anda jalankan!

Buang jauh pemikiran soal review yang menyita waktu, survey yang berbelit, dan diskusi yang membosankan. Review dapat dijalankan melalui pertanyaan singkat, waktu yang padat kepada orang yang tepat. Cukup bertanya kepada tiap head divisi yang terkait procurement, dan presentasikan hasilnya kembali kepada mereka dalam waktu yang singkat.

Apa saja pertanyaan review yang bisa Anda diskusikan?

  1. Apakah anggaran masih sesuai dengan timeline kuartal ini?
  2. Apakah analisa pengeluaran real-time sudah akurat?
  3. Bagaimana kualitas vendor yang digunakan di satu semester terakhir?
  4. Apakah sistem procurement sudah berjalan lebih baik dibanding kuartal sebelumnya?
  5. Apakah tim internal procurement sudah menjalankan sistem sesuai standar?

 

Apakah anggaran masih sesuai dengan timeline kuartal ini?

Kurang atau lebihnya anggaran perlu dikonfirmasikan kepada masing-masing head divisi. Alasan penambahan/pengurangan budget bisa menjadi strategi jangka pendek procurement kedepannya jika memang dapat memberikan efek positif ke perusahaan.

Apakah analisa pengeluaran real-time sudah akurat?

Apakah sistem analisa pengeluaran sudah secara real-time? Fungsi sistem real-time adalah untuk transparansi anggaran dan kontrol apakah pengeluaran diproses sesuai standar. Jika masih menggunakan sistem manual, solusinya adalah e-procurement. Sistem e-procurement memiliki dashboard khusus bagi para customer untuk memantau pengeluaran secara real-time dan dapat diakses oleh beberapa pihak untuk kontrol yang lebih baik. Dan kabar baiknya, semua dapat dipantau secara online, dimana dan kapan saja!

Bagaimana kualitas vendor yang kita gunakan di satu semester terakhir?

Apakah kualitas vendor yang digunakan menurun? Harganya kerap berubah-ubah? Atau ada penawaran vendor lain yang lebih menarik? Solusinya adalah memeriksa vendor-vendor terbaru melalui katalog online agar dapat mengkomparasi langsung tanpa membuang waktu panjang. Pastikan katalog online yang Anda gunakan memiliki fitur geo location untuk mendapatkan vendor dengan lokasi terdekat dengan perusahaan.

Apakah sistem procurement kita sudah berjalan lebih baik dibanding kuartal sebelumnya?

Bicara soal sistem berarti bicara soal platform yang digunakan untuk procurement. sistem e-procurement tak hanya menyediakan katalog online, namun sistem procurement yang memberikan layanan dari pembuatan dokumen (Purchase Request, Purchase Order, Pembayaran), sistem pengiriman, tracking, yang terintegrasi dalam satu platform.

Apakah tim internal procurement kita sudah menjalankan sistem sesuai standar?

Human error adalah hal yang sulit dihindari. Jika kesalahan terjadi pada proses anggaran dan fatal tentunya standar tim procurement pun bisa terancam. Ada baiknya lengkapi kualitas tim internal dengan solusi end-to-end e-procurement. Melalui solusi end-to-end, tim internal akan banyak terbantu oleh sistem online yang transparan, terkontrol, efisien, dan pastinya dapat menghemat waktu.

Jika perusahaan Anda belum mencoba sistem e-procurement, pastikan daftarkan email  Anda di sini!

 

 

Ditulis oleh Mbiz Team

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s